Hannover, 23. März 2020 | Die massive Ausbreitung des Coronavirus belastet jeden einzelnen von uns. Es besteht jedoch kein Grund zur Panik – weder in der Bevölkerung noch bei den Mitarbeitern im Betrieb. Empfehlenswert ist ein Pandemieplan für jedes Unternehmen. Denn selbst bei einem nur leichten Krankheitsbild können plötzlich viele Mitarbeiter gleichzeitig erkranken. Unternehmen sollten darauf vorbereitet sein.
Für einen solchen Notfallplan sind Ansprechpartner und Entscheider einschließlich deren Vertreter im Unternehmen zu bestimmen.
Es muss zudem geprüft werden, ob Arbeiten per Homeoffice erledigt werden können?
Dienstreisen und Tagungen sind abzusagen, falls nicht aufschiebbar und per Video- oder Telefonkonferenz zu ersetzen.
Erste Überlegungen sind:
- Stäbe bilden
- Kernfunktion des Betriebes festlegen, Schlüsselpersonen bestimmen
- Unternehmensbereiche festlegen, die vorübergehend eingestellt werden können
- Absprachen mit Kunden und Lieferanten treffen
- Versorgung und Schutz des Unternehmens und des Personals (im In- und Ausland) sichern
- Kontakt zu Einrichtungen außerhalb des Betriebes aufbauen
Quelle: GWG, unter: https://www.gwg-online.de/corona/kein-chance-fuer-das-virus-betriebliche-pandemieplanung–a862/page_id/403; Stand: 23.03.2020
Die weiteren Maßnahmen haben Herfurth & Partner für die eigene Organisation getroffen:
1. Übersicht
- Vorsorge / Vermeidung
- Reisen
- Verdachtsfälle
- Erkrankungen
- Kanzleiorganisation
- Homeoffice
- Telekommunikation / IT
- Informationsverhalten
2. Wichtige Rechtsfragen und Aktionen
- Verpflichtung zu Präventivmaßnahmen
- Corona-Tests & Kosten
- Lohnfortzahlung im Krankheitsfall / Quarantäne
- Kurzarbeit
- Finanzhilfen
- Lieferkette: Ausfall Zulieferer / Höhere Gewalt
- Lieferkette: Unfähigkeit zur Leistung / Höhere Gewalt
- Kundenbrief?
- Webforum / Erfahrungsaustausch?
3. Hygiene
Das Robert-Koch-Institut und die Weltgesundheitsorganisation weisen darauf hin, dass Hygiene der beste Schutz vor einer Ausbreitung des Virus ist. Insbesondere Arbeitgeber sind in der Pflicht, ihre Mitarbeiter entsprechend zu informieren und notfalls auch zu schulen.
Hygienevorschriften sollten überall dort im Unternehmen ausgehängt sein, wo diese für alle Mitarbeiter zugänglich und einsehbar sind. Es ist darauf zu achten, dass die Aushänge in den Sprachen sichtbar sind, die von den Mitarbeitern gesprochen werden. Es muss sichergestellt sein, dass jeder Mitarbeiter den Aushang versteht.
Oberstes Gebot zum Schutz der Mitarbeiter ist Händehygiene. Mindestens in sanitären Einrichtungen sollten Desinfektionsmittel zur Händedesinfektion Verfügung stehen. Es ist sicherzustellen, dass die Mittel viruzid sind, also gegen das Virus wirken.
- Eingangstür: Desinfektionsmittel bereitstellen / sofort Hände reinigen / Klinke abwischen
- Besuch: Empfang öffnet Tür, Hände-Desinfektion des Besuchers
- Händewaschen regelmäßig / sofort nach Betreten des Büros /
- Türklinken reinigen / desinfizieren / Toilettentüren nach Benutzung desinfizieren
- Türen offen lassen
- Keine Gegenstände teilen / Postraum / Kopierer?
- Keine Hände schütteln
- Abstand halten
- Husten /Niesen mit Schutzhaltung
- Desinfektionsmittel bestellen
- Einmal-/ Handschuhe tragen?
- Neue Pakete/ Post mit Einmalhandschuhen anfassen
- Medikamente vorhalten
Ein Muster für eine Mitarbeiter-Information befindet sich am Ende dieses Textes.
Unsere Kollegen in New York und Los Angeles schreiben dazu:
- Bereitstellen zusätzlicher Hygiene- und Desinfektionsmöglichkeiten; ggf. geeigneter Schutzmasken
- Informationen über richtiges Hygieneverhalten und Einführung einer entsprechenden „Routine“
- Schnelles Reagieren bei Auftreten von Symptomen des Virus bei Mitarbeitern
- Vermeidung von Ansammlungen der Mitarbeiter
- Ermöglichen von digitaler Kommunikation zur Vermeidung von direktem Kontakt
- Einheitliches und geschlossenes Vorgehen zur Vermeidung von Panik und Unklarheiten
Quelle: Michelman & Robinson LLP: Employment in the Time of Coronavirus: Managing Your Workforce in the Face of a Global Pandemic
4. Prävention für Quarantänerisiko
- 14-Tages-Trennprogramm Team A / Team B / Homeoffice siehe Wochenplan / Coronaplan
- Alle Besucher (in Outlook) zu Terminen erfassen
- Mitarbeiter arbeiten extern / als Notfallreserve
5. Reisen
- Öffentlicher Verkehr: Vorsichtiges Verhalten / Handschuhe?
- Fernreisen: nach Absprache
- Urlaub / Sperrmaßnahmen / Rückkehrverzögerungen?
- Reisen in Risikogebiete untersagen / Wegfall Lohnfortzahlung? /Aussperrung aus Betrieb?
6. Verdachtsfälle
Die Infektion mit dem Coronavirus verläuft in der Regel eher mild. Es tauchen häufig Symptome auf, die einer leichten Erkältung ähneln, wie Husten, Schnupfen oder Halskratzen. Das macht es so schwierig, eine Infizierung zu erkennen. Ein Hinweis darauf, ob man sich mit dem Virus infiziert hat, sind neben den beschriebenen Symptomen gelebte Kontakte:
- War man in innerhalb der letzten 2 Wochen mit einer infizierten Person in Kontakt?
- War man in einem Risikogebiet?
Dies sind Warnsignale und Anlass, Vorsichtsmaßnahmen einzuleiten. Bei Fragen ist Ansprechpartner der Betriebsarzt oder der Hausarzt. Auch das örtlich zuständige Gesundheitsamt ist Ansprechpartner. Das Robert Koch Institut stellt ein Postleitzahltool mit dem Gesundheitsamt in der Nähe zur Verfügung (https://tools.rki.de/plztool.)
Bei Verdacht, dass sich ein Mitarbeiter mit dem Coronavirus angesteckt hat, muss der Mitarbeiter zum Schutz der anderen Mitarbeiter sofort nach Hause geschickt werden. Es ist dringend geraten, einem Arzt den Sachverhalt zu schildern, damit ein Labortest bei dem möglicherweise erkrankten Mitarbeiter durchgeführt wird.
- Symptome prüfen (siehe Liste)
- Ferndiagnose Arzt
- Besuch von Arzt / kein Besuch in Praxis (Anrufe unter 116117) oder Hausarzt
- Test / Kosten trägt Kanzlei
- Krankschreibung im Positivfall
- Anordnung Gesundheitsamt zu Quarantäne
- Meldungen von Kontaktpersonen
7. Erkrankungen
Mitarbeiter, die aufgrund einer Infektion mit dem Coronavirus nicht am Arbeitsplatz erscheinen können, bekommen weiterhin ihr Entgelt. Der Arbeitgeber wird durch das Gesundheitsamt eine Meldung über die Infektion erhalten. (siehe auch Informationen unter Personal)
- Lohnfortzahlung / es sei denn provoziert
- Bei Quarantäne auf Antrag Entschädigung (Infektionsschutzgesetz, § 56)
- auch für Selbständige
- Schließung von Schulen und Kitas, bis 7 Tage Lohnfortzahlung an Eltern?
- Arbeitgeberaufwendungen, Erstattungen
8. Organisation
- Vorratshaltung Hygiene- / Reinigungsmaterial
- Hygienemaßnahmen
- Reduzierte Besetzung Büros >> Vertretungspläne
- Schließung des Büros >> Notdienst für Postentnahme (Ersatz intern / extern andere Person)
- Postumleitung
- Elektronische Post >> IT
9. Homeoffice
- Firmen-Notebook
- Privates Notebook / PC
- IT Compliance Erklärung zu Firmendaten auf Privatgeräten (BYOD)
- Elektronische Post >> IT
10. Telekommunikation / IT
Telefon
- Telefon Ansage?
- Rufumleitung von Manager auf Sekretariat?
- Rufumleitung von Manager auf dessen Mobil?
- Rufumleitung von Sekretariat auf dessen Mobil?
- Rufumleitung von Zentrale auf Call Center/Nachricht an Adressaten?
- Rufumleitung von Zentrale auf externen MA?
- Info an Kunden zu Durchwahl statt Zentrale?
Mails
- Mailverkehr / Outlook Exchange / für alle
- Mailverkehr / Outlook Exchange / Firmen für betreffende Mitarbeiter
- Belehrungen an Management und Mitarbeiter
- Diverse Fristverlängerungen beantragen/ per Fax oder Post
- Bei Homeoffice: Notebook, ihr Lesegerät und ihre Karte
Server
- Remotezugang für alle Manager
- Remotezugang für XX
- Remotezugang Zahlungsverkehr
- Remotezugang Buchhaltung
11. Informationsverhalten
- Mitteilung an Kunden
- Ansage über Call Center?
- Information auf Website?
Muster: Mitarbeiter-Information zur Hygiene
- Händehygiene durch häufiges und mindestens 20 Sekunden langes Händewaschen Desinfektionsmittel zur Händedesinfektion verwenden.
- Husten oder Niesen in die Ellenbogenbeuge
- Papiertaschentücher und diese nur 1x verwenden
- Vermeiden mit den Händen ins Gesicht / an den Mund zu fassen
- sich nicht die Hände schütteln oder umarmen
- Falls betrieblich möglich mindestens 1,5 Meter Abstand untereinander halten
- Falls betrieblich möglich Arbeitsräume mindestens 4 x täglich für ca. 10 Minuten lüften
- Bei dringend betrieblichen Gründen für einen Mundschutz Masken verwenden, die wirksam vor dem Virus schützen (nach aktuellem Kenntnisstand: Atemmasken der Schutzklasse FFP 3)
- Dringende Bitte an alle Mitarbeiter, Auskunft über Reisen in Risikogebiete zu geben, um die anderen Mitarbeiter vor den Viren zu schützen