Das Transparenzregister

HP COMPACT | im Juni 2020 |

Das Transparenzregister

Sibyll Hollunder-Reese, M.B.L, Rechtsanwältin in Hannover
Antonia Herfurth, Rechtsanwältin, München / Hannover

Nach Terroranschlägen in Europa und der Veröffentlichung der sog. Panama Papers in 2016, wurde im Juni 2017 das Transparenzregister in Deutschland eingeführt. Um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern, haben die europäische und deutsche Gesetzgebung das bestehende Geldwäschegesetz überarbeitet und ein zentrales elektronisches Transparenzregister geschaffen. Weiteres Ziel ist es, die Seriosität und Transparenz des Finanzsystems zu erhöhen. Das Transparenzregister ist in den §§ 18 ff. Geldwäschegesetz (GwG) verankert.

Zu diesem Zweck haben juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften ihre sog. wirtschaftlich Berechtigten offenzulegen, von denen sie kontrolliert werden, § 20 Abs. 1 GwG. Die natürliche Person hinter der juristischen Person soll erkennbar sein, so dass sich niemand hinter einer Gesellschaftsform oder einer komplexen Konzernstruktur verstecken können soll.

Die besondere Relevanz liegt darin, dass grundsätzlich jede Gesellschaft von der Mitteilungspflicht erfasst wird, mit Ausnahme der GbR. Kommt eine Gesellschaft der Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister nicht nach, kann sie mit hohen Bußgeldern belegt werden, in schweren Fällen sogar in Millionenhöhe. Daher müssen gerade vielschichtige Unternehmensgruppen ihre Strukturen besonders überprüfen.

Meldepflicht für „Vereinigungen“ 

Die Meldepflichten zum Transparenzregister gelten für Vereinigungen i.S.d. § 20 Abs. 1 GwG. Das sind juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften. Juristische Personen des Privatrechts sind die AG, SE, KGaA, GmbH, eingetragene Genossenschaft, rechtsfähige Stiftung und der eingetragene Verein. Eingetragene Personengesellschaften sind die OHG, KG und PartG. Die GbR wird mangels Eintragungspflicht in ein öffentliches Register nicht vom GwG erfasst.

Bei Konzernstrukturen ist jede Gesellschaft innerhalb eines Konzerns meldepflichtig, die ihren Satzungs- oder Verwaltungssitz in Deutschland hat und aufgrund dessen in einem deutschen Register eingetragen ist. Es gibt kein Konzernprivileg.

Ebenfalls von der Meldepflicht erfasst werden Trusts und nichtrechtsfähige Stiftungen, § 21 GwG, sowie Vereinigungen im Ausland, die in Deutschland Immobilien erwerben oder halten, § 20 Abs. 1 S. 2 GwG.

Definition des „wirtschaftlich Berechtigten“

Ziel des Transparenzregisters ist es, den hinter einer Gesellschaft stehenden wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren.

Wirtschaftlich Berechtigter kann nur eine natürliche Person sein, die unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss auf eine Gesellschaft hat.

Als unmittelbar wirtschaftlich Berechtigter muss die Person mehr als 25% der Kapital- oder Stimmrechtsanteile an der Gesellschaft halten oder auf sonstige vergleichbare Weise Kontrolle ausüben, § 3 Abs. 2 Ziff. 3 GwG.

Ein mittelbar wirtschaftlich Berechtigter ist nicht unmittelbar an der transparenzpflichtigen Gesellschaft beteiligt, sondern er kontrolliert den unmittelbar beteiligten Gesellschafter (§ 3 Abs. 2 Satz 2 GwG) über die Mehrheit der Stimmrechte oder Kapitalanteile. Weitere Fälle der mittelbaren wirtschaftlichen Berechtigung sind Stimmbindungs-, Pool- oder Konsortialvereinbarungen oder auch Zustimmungs-, Veto- und Widerspruchsrechte. Ebenso erfasst werden Beteiligungen aufgrund eines Treuhandverhältnisses, einer Unterbeteiligung oder einer stillen Beteiligung.

Zu beachten ist, dass die dargestellten Konstellationen eines mittelbar wirtschaftlich Berechtigten nicht abschließend sind. Es gibt diverse weitere Fallkonstellationen, die im Einzelnen zu beurteilen sind.

Wenn am Ende der Beteiligungskette keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter steht oder unklar ist, wer wirtschaftlich Berechtigter ist, gilt der gesetzliche Vertreter bzw. geschäftsführende Gesellschafter, § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG als sog. fiktiver wirtschaftlich Berechtigter, so dass stets ein wirtschaftlich Berechtigter zu benennen ist.

Bei allen Varianten des wirtschaftlich Berechtigten als natürliche Person kommt es nicht auf dessen Staatsnagehörigkeit an, auch Ausländer sind zu benennen.

Ausnahme von der Meldepflicht

Das GwG sieht eine sog. Mitteilungsfiktion vor. Sind die Voraussetzungen der Mitteilungsfiktion erfüllt, entfällt die Eintragungspflicht in das Transparenzregister, § 20 Abs. 4 GwG. Weder die Gesellschaft noch der wirtschaftlich Berechtigte müssen dem Transparenzregister gemeldet werden, wenn sich die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten bereits vollständig aus elektronisch abrufbaren (deutschen) öffentlichen Registern ergeben, § 20 Abs. 2 GwG. Elektronisch abrufbare öffentliche Register sind das Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister, Vereinsregister und Unternehmensregister.

GmbH / alle Gesellschaften

Bei GmbHs entfällt also im Prinzip die Meldepflicht, wenn sich die wirtschaftlich Berechtigten aus der aktuellen Liste der Gesellschafter ergeben.

Nicht selten sind aber nicht alle Unterlagen (z.B. Liste der Gesellschafter) elektronisch hinterlegt oder nicht auf dem neusten Stand. Bei fehlenden oder unvollständigen Unterlagen greift aber die Meldefiktion nicht ein. Unabhängig davon, ob eine Gesellschaft vom Bundesverwaltungsamt bereits einen Anhörungsbogen wegen einer angeblichen Ordnungswidrigkeit erhalten hat, sollte jede Gesellschaft die in öffentlichen Registern elektronisch abrufbaren Unterlagen jeweils im Einzelfall sorgfältig auf Vollständigkeit und Aktualität hin überprüfen und gegebenenfalls aktualisieren, und eventuell erforderliche Angaben zum Transparenzregister nachholen.

Kommanditgesellschaft und GmbH & Co KG 

Für alle Kommanditgesellschaften (KG und GmbH & Co KG) besteht seit Jahresbeginn ein wichtiger Aktualisierungsbedarf. Bislang wurde angenommen, dass für Kommanditisten die Beteiligungsquoten bereits aus dem Handelsregister ersichtlich sind. Allerdings sind die eingetragenen Hafteinlagen nicht zwangsläufig identisch mit den Stimmrechten. Daher sind KGs (und GmbH & Co KGs) nun auch ausnahmslos zur Meldung an das Transparenzregister zu verpflichtet.

AGs / Börsennotierte Gesellschaften

Bei börsennotierten Gesellschaften entfällt die Meldepflicht, wenn sich die kontrollierende Stellung bereits aus Stimmrechtsmitteilungen ergibt, § 20 Abs. 2 GwG. Bei nicht börsennotierten Gesellschaften hingegen sind die Aktienregister einer AG, SE oder KGaA nicht öffentlich zugänglich, weswegen die Mitteilungsfiktion nicht greift.

Ausländische Gesellschafter

Die Angaben zu dem wirtschaftlich Berechtigten müssen sich vollständig aus einem deutschen Register ergeben. Ist zum Beispiel eine niederländische B.V. an einer deutschen GmbH beteiligt, ergeben sich die Angaben zu deren Gesellschafter (niederländischen B.V.) nicht aus einem deutschen Register. Daher bleibt es bei der Meldepflicht der deutschen transparenzpflichtigen Gesellschaft und damit bei der Benennung des wirtschaftlichen Berechtigten.

Meldepflichtige Angaben

Die verpflichtete Gesellschaft muss dem Transparenzregister folgende Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten mitteilen:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Wohnort
• Staatsangehörigkeit (neu seit 01.01.2020)
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses

Die Art des wirtschaftlichen Interesses muss näher bezeichnet werden, z.B. Kapitalanteile, Stimmrechte oder die Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise. Letzteres können kontrollbegründende Stimmbindungs-, Pool- oder Konsortialvereinbarungen sein. Neben der Art des wirtschaftlichen Interesses ist der Umfang anzugeben, also die Höhe der Kapitalanteile oder Stimmrechte an der Gesellschaft.

Öffentlichkeit des Transparenzregisters

Mit Wirkung zum 01. Januar 2020 hat der Gesetzgeber das Transparenzregister für alle Mitglieder der Öffentlichkeit geöffnet. Seither kann jedermann Einsicht in das Transparenzregister nehmen ohne Nachweis eines „berechtigten Interesses“, sprich auch ohne berechtigtes Interesse. Diese Publizität ist von großer Bedeutung für die Praxis.

Durch die ausgedehnten Möglichkeiten zur Einsichtnahme ist es nicht nur der interessierten Öffentlichkeit möglich, Einblicke in sensible Unternehmensstrukturen zu erlangen. Gravierender ist, dass sich nun auch Gesellschafter in großen Gesellschafterkreisen oder Wettbewerber detailliert informieren können über die inneren Strukturen eines Unternehmens.

Möchte der wirtschaftlich Berechtigte verhindern, dass seine Daten eingesehen werden können, kann er die Beschränkung der Einsichtnahme beantragen. Damit die Einsicht vollständig oder teilweise eingeschränkt wird, müssen der Veröffentlichung überwiegend schutzwürdige Interessen entgegenstehen. Hierzu zählt z.B. die Gefahr, Opfer bestimmter Straftaten zu werden. Die Hürde für eine Ausnahme ist allerdings hoch.

Mitteilungspflichten als Teil der Compliance

Gesellschaften sind nicht lediglich zur einmaligen Meldung des wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister verpflichtet. Vielmehr sind die Angaben stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Änderungen sind dem Transparenzregister unverzüglich mitzuteilen.

Jeder Anteilseigner, der Kenntnis von der Änderung erlangt, hat dies der Gesellschaft mitzuteilen – und zwar auch wenn er selbst nicht wirtschaftlich Berechtigter ist. Die Gesellschaft hat die zu meldenden Daten entsprechend im Transparenzregister zu aktualisieren.

Insoweit stellen sich die Mitteilungspflichten für eine Gesellschaft auch als Teil der Compliance dar. Gesellschaften müssen also durch geeignete Mechanismen (Legal Controlling) sicherstellen, dass sie Änderungen unverzüglich vornehmen und im Transparenzregister aktualisieren lassen. Dies erfordert regelmäßige Aufzeichnungen und entsprechende Kontrollen. Alle Gesellschaften sollten daher prüfen, ob die erforderlichen Angaben zum Transparenzregister gegebenenfalls aktualisiert werden müssen.

Naming und shaming

Am 01. Januar 2020 wurde ein Verfahren eingeführt, das für die Praxis erhebliche Folgen hat, das sog. naming & shaming-Verfahren. Beim naming & shaming werden Maßnahmen und Bußgeldentscheidungen, die wegen eines Verstosses gegen die Mitteilungspflicht verhängt werden auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamtes bekannt gemacht – unter Nennung der verantwortlichen Personen sowie Art und Charakter des Verstoßes, § 57 GwG.

Verfahren

Eintragungen, Änderungen und die Einsichtnahme in das Transparenzregister können vorgenommen werden unter www.transparenzregister.de. Vorab bedarf es einer Registrierung. Anschließend stehen entsprechende Online-Formulare auf der Website des Transparenzregisters zur Verfügung. Die einzelnen Verfahren gestalten sich in der Anwendung allerdings als recht komplex.[/vc_column_text]