In Compact

HP COMPACT | im Oktober 2020 |

In Zeiten der weltweiten COVID-19-Pandemie werden GmbHs und eingetragene Vereine mit einem nicht unbekannten Problem konfrontiert: Wie komme ich der Verpflichtung einer Gesellschafterversammlung oder Mitgliederversammlung nach und beachte dabei das Gebot des social distancing?

 

Problemstellung

Insbesondere großen eingetragenen Vereinen mit vielen Mitgliedern stellte sich diese Frage schon vor der Pandemie. Ein Beispiel hierfür ist der FC Bayern München. Mit knapp 300.000 Mitgliedern ist es kaum möglich eine Präsenzveranstaltung abzuhalten, bei der 10 % der Mitglieder anwesend sind. Das gleiche gilt für den ADAC e.V. mit ca. 21,2 Millionen Mitgliedern. Ähnlich sieht es für GmbHs mit vielen Gesellschaftern aus, z.B. die dm-drogerie markt GmbH + Co. KG.

Während der globalen COVID-19-Pandemie verschärft sich die Versammlungsproblematik weiter. Zum einen kommen bei Versammlungen Menschen zusammen, die sonst wenig Kontakt haben. Zum anderen ist das Abstandgebot von 1,5 m zu beachten und schränkt die Wahl der möglichen Räumlichkeiten ein. Ferner ist kaum eine Planungssicherheit für Versammlungen in der Zukunft gegeben, weil der Gesetzgeber auf das aktuelle Infektionsgeschehen reagieren muss. In der Folge werden die Personenzahlen, die an einem Ort sein dürfen, nahezu monatlich geändert. Zudem setzen einige Bundesländer auf Ausgangssperren. Zur Rechtssicherheit trägt auch nicht bei, dass mehr als 16 landeseigene Verordnungen gleichzeitig mit Bundesgesetzen das Verhalten in der Pandemie regeln.

Die Lösung ist, Versammlungen digital abzuhalten.

 

Landesrecht

In Niedersachsen sind private Zusammenkünfte in geschlossenen Räumen auf 25 Personen beschränkt (§ 6 Abs. 1 Niedersächsische Corona-Verordnung vom 07. Oktober 2020, Nds. Corona-VO). Vereine sind von der Begrenzung ausgenommen (§ 9 Abs. 2 Nds. Corona-VO). Folglich sind Vereinsversammlungen mit mehr als 25 Personen möglich. Das Gleiche gilt bei Versammlungen für berufliche Zusammenschlüsse wie Gesellschafterversammlungen. Allerdings muss der Veranstalter ein Hygienekonzept haben und umsetzen (§ 4 Abs. 1 Nds. Corona-VO). Zudem muss das Abstandsgebot von 1,5 m eingehalten werden. Da es die Verordnung nicht ausdrücklich vorsieht, ist das Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes bei Gesellschafts- und Vereinsversammlungen nicht notwendig, wenn das Abstandsgebot gewahrt ist.

Jedoch gerade die Umsetzung des Abstandsgebots ist praktisch schwierig. Zu der Auslegung und Einzelheiten gibt es noch keine gesicherte Rechtsprechung.

Bei einem Fehler, z.B. im Hygienekonzept, handelt sich um eine Ordnungswidrigkeit. Es droht ein Bußgeld bis zu 25.000,- Euro.

 

Vereinsrecht

Das Zivilrecht ist nicht auf eine globale Pandemie ausgelegt. Daher gibt es gesetzliche Verpflichtungen, die das Abhalten von Versammlungen vorschreiben. Auch in den meisten Vereinssatzungen wird eine Mitgliederversammlung vorgeschrieben. Im Vereinsrecht regelt § 32 Abs. 1 BGB, „dass die Angelegenheiten des Vereins … durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Mitglieder geordnet werden“.

Demgegenüber gibt es in § 32 Abs. 2 BGB die Möglichkeit anstelle der Versammlung ein schriftliches Verfahren stattfinden zu lassen, sog. Umlaufverfahren. Beim Umlaufverfahren werden die Stimmzettel mitsamt vom Vorstand vorformulierten Fragen an die Mitglieder geschickt. Die Mitglieder müssen nur „Ja“ oder „Nein“ antworten. Vorab haben die Mitglieder die Möglichkeit Themen auf die Tagesordnung zu setzen, indem sie sich postalisch an den Vorstand wenden. Für das Umlaufverfahren müssen aber grundsätzlich alle Mitglieder des Vereins zustimmen. Diese vollständige Zustimmung ist insbesondere bei großen Vereinen kaum zu erreichen.

Grundsätzlich kann die Satzung von § 32 BGB abweichende Regelungen treffen. Eine Mitgliederversammlung kann aber dennoch nicht – durch Satzungsänderung – ausgesetzt werden. Denn das Minderheiteneinberufungsrecht für Versammlungen steht nicht zur freien Disposition, §§ 37, 40 BGB. Nach diesen Vorschriften kann eine Minderheit eine physische Mitgliederversammlung verlangen, solange keine digitale Versammlung geregelt ist.

Begrenzt Abhilfe schafft Art. 2 § 5 Abs. 3 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (COVID-19-G). Die Vorschrift regelt ein Abweichungsrecht von der Zustimmungspflicht aller Vereinsmitglieder im Umlaufverfahren. Dieses Recht kann der Vorstand ausüben. Lediglich eine Beteiligung von allen Mitgliedern bleibt erforderlich. Es muss die Hälfte der Mitglieder die Stimme abgegeben haben, damit der Beschluss im Umlaufverfahren wirksam ist. Es verbleibt aber ein großer bürokratischer Aufwand mit der Durchführung des postalischen Umlaufverfahren.

Weitaus wichtiger als das Umlaufverfahren ist die Regelung nun in Art. 2 § 5 Abs. 2 COVID-19-G, wonach der Vorstand eine Mitgliederversammlung durch elektronische Kommunikation durchführen lassen kann, auch ohne Regelung in der Satzung. Folglich ist eine Versammlung über Internetplattformen wie Skype oder Zoom schon jetzt möglich. Genauere Regelungen zu dem Ablauf dieser elektronischen Versammlung trifft der Gesetzgeber nicht.

Um Rechtssicherheit hinsichtlich des Ablaufs der Versammlung zu schaffen, empfiehlt es sich, die Möglichkeit einer virtuellen Versammlung in die Satzung mit aufzunehmen. Dadurch kann den individuellen Bedürfnissen des Vereins Rechnung getragen werden –  zum Beispiel wenn eine geheime Abstimmung gewünscht ist oder Wert auf eine schnelle Verfahrensweise gelegt wird. Zudem ist das COVID-19-G befristet, Ende 2021 läuft es ab. Auch daher ist eine rechtzeitige Regelung geboten. Technisch besteht die Möglichkeit, die Mitgliederversammlung mittels Videotelefonie stattfinden zu lassen, währenddessen können sich die Mitglieder auf der Homepage des Vereins einloggen, um geheim abzustimmen. Auch eine einfache Videokonferenz ist möglich.

Es bestehen keine Bedenken, von den Mitgliedern zu verlangen ein internetfähiges Endgerät zu haben. Nach herrschender Rechtsprechung ist dies keine Diskriminierung im Sinne des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Denn das Kriterium „einen Computer / Smartphone haben“ ist keine Eigenschaft einer Person nach § 1 AGG.

 

GmbH-Recht

Für GmbHs stellt sich die Gesetzeslage ähnlich dar wie für Vereine.

Nach § 48 Abs. 1 GmbHG werden „die Beschlüsse der Gesellschafter in Versammlungen gefasst“. § 48 Abs. 2 GmbHG regelt, dass eine Abweichung von der Versammlungspflicht möglich ist, sog. Beschlussfassung ohne Versammlung. Für die Abweichung von der Versammlungspflicht müssen sämtliche Gesellschafter zustimmen. In der Folge ergibt sich ebenfalls ein logistischer Aufwand und die Möglichkeit eines Querulanten Entscheidungen zu blockieren. Hier gewährt Art. 2 § 2 COVID-19-G Erleichterung. Entsprechend der Norm müssen nicht sämtliche Gesellschafter dem schriftlichen Verfahren zustimmen. Eine genaue Mehrheit wird nicht beschrieben, auszugehen ist von mindestens 50 % der Gesellschafter. Das lässt sich aus einer entsprechenden Anwendung des vereinsrechtlichen Quorums in Art. 2 § 5 COVID-19-G ableiten.

Das schriftliche Verfahren läuft in drei Schritten ab. Zuerst erklären sich die Gesellschafter mit der schriftlichen Abgabe von Stimmen formlos einverstanden. Hierbei ist darauf zu achten, dass alle Gesellschafter beteiligt werden. Auch wenn bereits von Anfang an bekannt ist, dass ein bestimmter Gesellschafter sich diesem Verfahren verweigert, muss er trotzdem gefragt werden. Im zweiten Schritt erfolgt eine postalische Abstimmung der Tagesordnung durch die Gesellschafter. Als letztes wird die fertige Tagessordnung an alle Gesellschafter versendet mit der Wahloption „Ja“ oder „Nein“. Dieses Verfahren ist allerdings langwierig und starr. Eine vernünftige Sachdiskussion ist kaum zu gewährleisten.

Vorteilhaft ist, dass § 48 Abs. 2 GmbHG nach herrschender Meinung abbedungen werden kann. Folglich kann durch eine Änderung des Gesellschaftsvertrag die Beschlussfassung per Internet durch Telemedien ermöglicht werden. Dies erscheint gerade bei der GmbH notwendig, weil die Vorschrift des Art. 2 § 2 COVID-19-G nicht ausdrücklich den Fall des elektronischen Beschlussverfahrens regelt. Zwar können einige Regelungen für die Hauptversammlung der AG in Zeiten von COVID-19 entsprechend angewendet werden. Dies löst aber nicht das Problem der Ausgestaltung des Verfahrens. Im Gegensatz zur Vereinssatzung bedarf die Änderung des Gesellschaftsvertrags der notariellen Form. Um die Änderung zu beurkunden, ist es nach herrschender Literaturansicht zulässig, den Notar digital zur Versammlung dazuzuschalten.

 

Lösungsmodelle

Allgemeingültige Regelungen für geheime Abstimmung über eine Plattform sind kaum darstellbar. Daher wird nur der Fall der nicht geheimen Abstimmung beschrieben.

Zunächst muss in der Satzung oder dem Gesellschaftsvertrag definiert werden, dass es nicht nur ein Präsenzverfahren gibt, sondern auch ein virtuelles Verfahren. Anschließend muss bestimmt werden, wie zur Versammlung geladen wird. In Betracht kommen Mail, Fax, Brief, aber auch Instant-Messenger mit einem DSGVO-konformen Datenschutzniveau (Threema, Stashcat o.ä.). Sodann haben die Mitglieder, in einer vom Vorsitzenden / Geschäftsführer bestimmten Frist, ihre Anregungen zur Tagesordnung zu senden. Dies kann ebenfalls über Telemedien erfolgen. Nach der Abstimmung der Tagesordnung erfolgt die endgültige Ladung zur Mitgliederversammlung, z.B. in 14 Tagen nach Ende der Abstimmungsfrist für die Tagesordnung. Die Versammlung wird mittels eines vom Vorsitzenden ausgewählten Internettelefonie-Programms durchgeführt. Das Telefonie-Programm in Satzung oder Gesellschaftsvertrag ausdrücklich zu regeln, bietet sich nicht an, da sonst die Flexibilität verloren geht. Findet eine digitale Versammlung statt, muss in der Satzung oder dem Gesellschaftsvertrag geregelt werden, wie abgestimmt wird. In Betracht kommen Handzeichen oder die ausdrückliche Äußerung im Chat mit „Ja“ oder „Nein“. Nicht empfehlenswert ist es, die Zustimmung zu Beschlüssen durch akustische Äußerungen zu regeln. Das kann in einer Videoversammlung zu Verständigungsproblemen führen, wenn viele Teilnehmer gleichzeitig reden oder wenn es Verbindungsprobleme gibt. Auch sollte der Fall des „Zusammenbruchs“ der Videokonferenz geregelt werden. In einem gestuften System ließe sich die Wahl zunächst unterbrechen. Wenn dies keine Besserung bringt, käme ein Abbruch der Wahl in Betracht. In der Folge könnte zurückverwiesen werden auf das vereinsrechtliche Umlaufverfahren oder die gesellschaftsrechtliche Beschlussfassung ohne Versammlung.

 

Fazit

In Niedersachsen gibt es (noch) nicht die akute Notwendigkeit, digitale Versammlungen in Satzungen oder dem Gesellschaftsvertrag zu regeln. Bundesweit gilt bis Ende 2021 das COVID-19-G mit den entsprechenden Erleichterungen der starren Regeln des Zivilrechts für virtuelle Versammlungen. Somit ist die Durchführbarkeit der Onlineversammlung vorerst gesichert. Doch bietet die Option einer digitalen Versammlung in Satzung oder Gesellschaftsvertrag hohe Flexibilität und kaum Nachteile. Im Zuge der Digitalisierung wird die Möglichkeit noch weiter in den Fokus von juristischen Personen rücken. Dies gilt nicht zuletzt, weil der Aufwand und die Kosten im Vergleich mit einer Präsenzversammlung wesentlich geringer sind.

Hier können Sie sich das HP Compact als pdf-Datei kostenlos downloaden.

Jannis Ulrich, Rechtsreferendar, Hannover

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