HP COMPACT | im Dezember 2011 |
Sibyll Hollunder-Reese, Rechtsanwältin, M.B.L. (HSG), Hannover |
Im internationalen Rechtsverkehr werden regelmäßig Urkunden benötigt, die in einem Land (dem Ursprungsland) erstellt sind, aber in einem anderen Land (dem Zielland) verwendet werden sollen. Dazu müssen die Behörden im Zielland die Urkunde aus dem Ursprungsland als echt anerkennen. Der internationale Rechtsverkehr sieht dazu abgestufte Verfahren und Instrumente vor.
Formen der Legalisation
Legalisation
Eine deutsche öffentliche Urkunde, die im Rechtsverkehr eines ausländischen Staates beweiskräftig Verwendung finden soll, bedarf nach internationaler Übung meist der sogenannten Legalisation. Die Legalisation (Amtsbekräftigung) ist die Bescheinigung, dass die Unterschrift auf der Urkunde echt ist und der Unterzeichner zur Ausstellung der öffentlichen Urkunde berechtigt war. Die Legalisation wird von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des Landes, in dem die Urkunde verwendet werden soll, erteilt. Urkunden, die legalisiert werden sollen, bedürfen vorher grundsätzlich einer innerstaatlichen Beglaubigung (Vorbeglaubigung oder auch Zwischen- bzw. Überbeglaubigung genannt). Gegebenenfalls auch zusätzlich noch einer Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt, bevor die Legalisation erteilt werden kann. Ob und inwieweit in der Praxis die Urkunde wirklich mit einem Legalisationsvermerk zu versehen ist, oder ob ein Apostilleverfahren ausreicht, bzw. überhaupt kein Echtheitsnachweis erforderlich ist, wird „Einzelheiten“ dargelegt.
Apostille
Das vollständige und langwierige Verfahren der Legalisation wird durch das Haager Übereinkommen von 1961 vereinfacht, wonach statt einer Legalisation eine Apostille ausreichend ist. An die Stelle der Legalisation tritt dann als einzige Bestätigungsform für alle Arten von öffentlichen Urkunden die Apostille. Die Apostille wird von der zuständigen Behörde des Errichtungsstaates der Urkunde erteilt. Statt der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des Bestimmungslandes, in dem die Urkunde verwendet werden soll, bestätigt nunmehr die Behörde die Echtheit auch für den Empfangsstaat. Insoweit bewirkt die Apostille einen bemerkenswerten Verzicht auf Souveränitätsrechte.
Vergleich Legalisation / Apostille
Die folgende Tabelle verdeutlicht die einzelnen Schritte, die für das vollständige und langwierige Verfahren der Legalisation notwendig sind. Gleichzeitig werden die gegenüber der Legalisation vereinfachten Verfahrensschritte der Apostille dargestellt.
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1. Schritt
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2. Schritt | 3. Schritt | 4. Schritt |
| Beglaubigte Abschrift der Urkunde |
Überbeglaubigung (Zwischen- oder Vorbeglaubigung) |
Ggf.
Endbeglaubigung |
Legalisation |
Bilaterale Abkommen
Zwischen Deutschland und bestimmten Staaten bestehen bilaterale Abkommen aufgrund derer bestimmte öffentliche Urkunden von jedem Echtheitsnachweis befreit sind.
„Internationale Urkunden“ (CIEC-Übereinkommen)
Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitserzeugnisse, die von einem Vertragsstaat nach dem Muster der Übereinkommen der internationalen Kommission für das zivil- und Personenstandswesen (CIEC) ausgestellt werden sind von jeder Förmlichkeit befreit.
Prüfungsreihenfolge
In der Praxis ist also in folgender Reihenfolge zu prüfen:
- Handelt es sich um Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitserzeugnisse? Falls nein,
- Besteht ein bilaterales Abkommen?
- Sofern kein bilaterales Abkommen besteht, ist zu prüfen, ob zwischen Deutschland und dem ausländischen Bestimmungsland das Apostilleverfahren gilt.
- Kommt das Apostilleverfahren nicht zur Anwendung, so ist in der Regel die Legalisation durch die ausländische diplomatische oder konsularische Vertretung des jeweiligen Bestimmungslandes in Deutschland notwendig.
- Ist der einzuhaltende Weg für eine Urkunde nicht aufklärbar, so ist das Bundesverwaltungsamt zuständig, bei Unklarheiten Auskunft über die zuständigen Landesbehörden zu geben. Außerdem hat es für Urkunden, die aufgrund bilateraler Verträge von Förmlichkeiten befreit sind, bei dennoch auftretenden Unstimmigkeiten als Überprüfungsbehörde zu fungieren.
Einzelheiten
Bilaterale Verträge
Deutschland hat mit mehreren Staaten bilaterale Abkommen geschlossen. Aufgrund dieser bilateralen Abkommen sind bestimmte öffentliche Urkunden von jedem Echtheitsnachweis befreit. Hierzu zählen derzeit folgende Staaten: Belgien, Benin (teilweise), Dänemark, Frankreich, Griechenland (teilweise), Italien, Jamaika (teilweise), Norwegen (teilweise), Luxemburg (teilweise), Österreich, Schweiz (teilweise), Spanien (teilweise), Tunesien (teilweise), UK und Nordirland (teilweise). Die genannten Staaten mögen zwar auch dem Apostille-Übereinkommen beigetreten sein, die Anwendung des Apostille-Übereinkommens wird jedoch durch die bilateralen, den Urkundenverkehr weiter vereinfachenden Abkommen, verdrängt. Eine Liste mit jeweiligen Anmerkungen zu den einzelnen Ländern, die bilaterale Abkommen mit der Bundesrepublik Deutschland geschlossen haben, findet sich auf der Seite des Auswärtigen Amtes, abrufbar unter www.konsularinfo.de, auch auf der Seite des Deutschen Notarinstituts abrufbar unter www.dnoti.de.
Apostilleverfahren
Ist bilateral kein Verzicht auf Förmlichkeiten vereinbart, ist zu prüfen, ob zwischen Deutschland und dem ausländischen Bestimmungsstaat das Apostilleverfahren gilt. Im Apostilleverfahren wird im Urkundenverkehr zwischen den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens auf den Formalakt der Legalisation durch die (ausländische) diplomatische Vertretung des Zielstaates verzichtet. Stattdessen wird der in der Regel ohnehin vorausgehende Beglaubigungsvermerk (Echtheitsbestätigung) der deutschen Behörde als förmlicher Ersatz des Legalisationsvermerks angesehen und zur formal-juristischen Institution erhoben. Zuständig für die Erteilung der Apostille ist also die gleiche Behörde, die auch die Vorbeglaubigung zwecks Legalisation vornehmen würde. Die Erteilung einer Apostille durch eine deutsche Behörde ersetzt insoweit das Erfordernis der Legalisation durch eine ausländische Vertretung in Deutschland.
| 1. Schritt
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2. Schritt |
| Beglaubigung der Urkunde (z.B. durch Notar) |
Apostille |
Staaten mit Apostilleverfahren
Die Liste der Staaten, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind, ist beispielsweise abrufbar unter www.konsularinfo.de bzw. www.dnoti.de.
Arten von Urkunden
Das Apostilleverfahren gilt für:
- Urkunden eines staatlichen Gerichts oder einer Amtsperson als Organ der Rechtspflege, einschließlich derjenigen Urkunden, die von der Staatsanwaltschaft oder einem Vertreter des öffentlichen Interesses, dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle oder einem Gerichtsvollzieher ausgestellt sind
- Urkunden der Verwaltungsbehörden, soweit sie sich nicht unmittelbar auf den Handelsverkehr oder das Zollverfahren beziehen
- Notarielle Urkunden
- Amtliche Bescheinigungen auf Privaturkunden, so auch bei der Beglaubigung von Unterschriften
Das Apostilleverfahren nicht gilt für:
- Urkunden von diplomatischen oder konsularischen Vertretern (hier gilt das Europäische Übereinkommen zur Befreiung von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichteten Urkunden von der Legalisation)
- Urkunden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen
Inhalt der Apostille
Die Apostille bescheinigt, dass die Unterschrift auf der Urkunde echt ist und der Unterzeichner zur Ausstellung der öffentlichen Urkunde berechtigt ist. Inhaltlich ist sie identisch mit der für das Legalisationsverfahren erforderlichen Oberbeglaubigung (Vor- bzw. Zwischenbeglaubigung), allerdings ist sie optisch anders gestaltet und enthält nach den Vorschriften über das Haager Übereinkommen die Überschrift „Apostille“.
Zuständige Apostillebehörde
öffentliche Urkunden des Bundes: Für öffentliche Urkunden von einem Gericht oder einer Behörde des Bundes ist das Bundesverwaltungsamt zuständige Apostillebehörde.
öffentliche Urkunden des Bundespatentgerichts oder vom Deutschen Patentamt: Für öffentliche Urkunden des Bundespatentgerichts oder vom Deutschen Patentamt ist der Präsident des Deutschen Patentamts zuständige Apostillebehörde.
öffentliche Urkunden aus der Landesverwaltungen sowie der Gerichte, der Notare: Für Urkunden aus der Landesverwaltungen sowie der Gerichte, der Notare und der Landesjustizverwaltungen ist die von den Ländern bestimmte Landesbehörde zuständig (Präsident der Land- oder Amtsgerichte).
Legalisation
Kommt das Apostilleverfahren nicht zur Anwendung, ist das Legalisationsverfahren erforderlich. Für deutsche Urkunden erfolgt die Legalisation durch die jeweilige Vertretung des ausländischen Bestimmungsstaates (Botschaft/Konsulat des Bestimmungslandes). Die Legalisation ist erst der letzte Schritt in einer Kette von verschiedenen Beglaubigungsschritten. Es handelt sich um folgende einzelne Schritte:
- Beglaubigung der deutschen Urkunde durch Notar bzw. Gericht.
- Zweiter Schritt: Überbeglaubigung (auch Vorbeglaubigung oder Zwischenbeglaubigung genannt) durch eine deutsche Behörde (z.B. Landgerichtspräsident)
- Gegebenenfalls Endbeglaubigung durch das Auswärtige Amt, vertreten durch das Bundesverwaltungsamt
- Legalisation durch die Vertretung des jeweiligen ausländischen Verwendungsstaates.
| 1. Schritt
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2. Schritt | 3. Schritt | 4. Schritt |
| Beglaubigte Abschrift
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Überbeglaubigung | gegebenenfalls:
Endbeglaubigung |
Legalisation |
| bspw durch Notar | z.B. durch Landgerichtspräsident | Bundesverwaltungsamt | durch diplomat. Vertretung des jeweiligen Bestimmungslandes |
gegebenenfalls Endbeglaubigung
Bestimmte Staaten verlangen für die Legalisation deutscher Urkunden zusätzlich zur Überbeglaubigung die Endbeglaubigung (3. Schritt). Die Liste der entsprechenden Staaten ist ua. abrufbar unter www.dnoti.de. Im Einzelnen handelt es sich derzeit um folgende Staaten: Bahrain, Bangladesch, China, Irak, Iran (außer Hochschulzeugnisse), Jordanien, Kambodscha, Libanon, Mali, Myanmar, Nepal, Ruanda, Saudi Arabien, Somalia, Sudan, Syrien, Togo.
Fazit
Welches Verfahren der Echtheitsbescheinigung zur Anwendung kommt, ob also das langwierige Verfahren der Legalisation oder das abgekürzte Apostilleverfahren oder ob gegebenenfalls aufgrund bilateraler Vereinbarungen gar keine Echtheitsbescheinigung erforderlich ist, sollte in jedem Einzelfall nach dem aktuellen Stand überprüft werden.